6.2 Planifier une réunion

1. Ouvrez l'onglet Schedule Meeting.
2. Sous General, saisissez un titre de réunion (par défaut Discussion), une description facultative et un mot de passe facultatif.
3. Sous Schedule, choisissez la date et l'heure de début.
4. Définissez les Advanced Settings dont vous avez besoin (décrits ci-dessous).
5. Cliquez sur Schedule. Une confirmation s'affiche et la réunion est ajoutée à votre calendrier Upcoming Meeting.

Figure 6.11 Le formulaire Schedule Meeting

Réunions récurrentes

Cochez Recurring pour les réunions qui se répètent, comme un point quotidien ou une revue hebdomadaire. Choisissez ensuite la fréquence de répétition :

Fréquence	Paramètres supplémentaires
Daily	Répéter tous les 1, 2, 3... jours.
Weekly	Répéter toutes les 1, 2, 3... semaines, et Occurs on : cochez les jours de la semaine (sun à sat).
Monthly	Répéter tous les 1, 2, 3... mois, et Occurs on : soit Day (une date, par exemple le 1er du mois), soit une position et un jour de la semaine, par exemple First Sunday.
No Fixed Time	Aucune date ni heure. La réunion devient une salle toujours disponible (voir Réunions ouvertes à la section 6.4).

Pour Daily, Weekly et Monthly, choisissez quand la série s'arrête : à une date de fin (End date), ou après (After) un certain nombre d'occurrences (Occurrences).

Figure 6.12 Une réunion récurrente quotidienne

Figure 6.13 Une réunion hebdomadaire le mercredi

Figure 6.14 Options de récurrence mensuelle

Paramètres avancés

Paramètres	Option	Signification
Security	Allow People To Join Before Host	Les participants peuvent entrer avant l'arrivée de l'organisateur.
Security	Allow People To Join When Host Admits	Les participants attendent que l'organisateur les laisse entrer.
Security	Allow People To Join After Host	Les participants ne peuvent rejoindre la réunion qu'après son lancement par l'organisateur.
Connect by Phone	Enable Dial-in	Les participants peuvent rejoindre la réunion par appel téléphonique ainsi que depuis l'application. Coché par défaut.
Co-Host	Enable Co-Host	Affiche Search people pour ajouter des coorganisateurs. Les coorganisateurs peuvent vous aider à animer la réunion, par exemple en admettant des participants et en coupant leur micro.

Figure 6.15 Options de sécurité

Figure 6.16 Ajout de coorganisateurs

astuce

Pour les réunions avec des invités externes, utilisez Allow People To Join When Host Admits avec un mot de passe, afin de contrôler précisément qui participe.