6.2 Agendar uma reunião

1. Abra o separador Schedule Meeting.
2. Em General, introduza um título para a reunião (o título inicial é Discussion), uma descrição opcional e uma palavra-passe opcional.
3. Em Schedule, escolha a data e a hora de início.
4. Defina as Advanced Settings de que necessita (descritas abaixo).
5. Clique em Schedule. É apresentada uma confirmação e a reunião é adicionada ao seu calendário Upcoming Meeting.

Figura 6.11 O formulário Schedule Meeting

Reuniões recorrentes

Assinale Recurring nas reuniões que se repetem, como uma reunião diária de ponto de situação ou uma revisão semanal. Em seguida, escolha a frequência com que se repete:

Frequência	Definições adicionais
Daily	Repetir a cada 1, 2, 3... dias.
Weekly	Repetir a cada 1, 2, 3... semanas e, em Occurs on, assinalar os dias da semana (de domingo a sábado).
Monthly	Repetir a cada 1, 2, 3... meses e, em Occurs on, escolher Day (uma data, como o dia 1 do mês) ou uma posição e um dia da semana, como First Sunday.
No Fixed Time	Sem data nem hora. A reunião passa a ser uma sala sempre disponível (consulte as reuniões abertas na secção 6.4).

Nas frequências Daily, Weekly e Monthly, escolha quando termina a série: uma End date, ou After um número de Occurrences.

Figura 6.12 Uma reunião recorrente diária

Figura 6.13 Uma reunião semanal às quartas-feiras

Figura 6.14 Opções de recorrência mensal

Definições avançadas

Definições	Opção	Significado
Security	Allow People To Join Before Host	Os participantes podem entrar antes de o anfitrião chegar.
Security	Allow People To Join When Host Admits	Os participantes aguardam até que o anfitrião os deixe entrar.
Security	Allow People To Join After Host	Os participantes só podem entrar depois de o anfitrião ter iniciado a reunião.
Connect by Phone	Enable Dial-in	Os participantes podem entrar através de uma chamada telefónica, bem como a partir da aplicação. Assinalado por predefinição.
Co-Host	Enable Co-Host	Mostra Search people to add as co-hosts. Os coanfitriões podem ajudá-lo a gerir a reunião, por exemplo admitindo e silenciando pessoas.

Figura 6.15 Opções de segurança

Figura 6.16 Adicionar coanfitriões

dica

Nas reuniões com convidados externos, utilize Allow People To Join When Host Admits juntamente com uma palavra-passe, para controlar exatamente quem entra.